Privacyverklaring: Reflex Advocaten
Dit is de privacyverklaring van Reflex Advocaten, gevestigd aan het Kennemerplein 6-14, 2011 MJ, Haarlem (hierna: “wij”). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.
In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 085-0660280. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zullen daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Dossier
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij de persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan de ons verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de zaak kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.
Facturering
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die wij verrichten. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.
Contact
Indien u contact met ons opneemt via de website, per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).
Websitebezoekers
Ten slotte verwerken wij analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van onze website, via cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.
Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Dossier
Wij gebruiken de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een opdracht om het dossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het traject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door ons opdracht voor het behandelen van uw zaak te geven. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van onze diensten, omdat wij de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
U heeft het recht om uw toestemming in te trekken. Wij mogen dan geen gegevens meer van u verwerken. Wij kunnen vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zullen dan het dossier onmiddellijk moeten sluiten.
Facturering
De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren.
Contact
De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.
Nieuwsbrief / Mailing
Wij gebruiken uw e-mailadres verder om u af en toe een update te sturen over onze dienstverlening. Indien u een opdracht aan ons heeft verstrekt is er sprake van een zogenaamde “bestaande klantrelatie” en sturen wij u nieuwsbrieven op grond van ons gerechtvaardigd belang. Indien u niet eerder gebruik heeft gemaakt van onze diensten maar op andere wijze met ons in contact bent gekomen (zoals door het invullen van het contactformulier of het sturen van een e-mail met een vraag), kunnen wij u eveneens nieuwsbrieven versturen of mailings verzenden.
Analyse websitebezoekers
De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Dossier
Wij bewaren het dossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien wij van mening zijn dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.
Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Overige contactgegevens
Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.
Analyse websitebezoekers[1]
De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics.
Met wie delen wij uw gegevens?
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die wij versturen of ontvangen, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan ons heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve ons de financiële administratie verricht. Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.
Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een zaak, een klacht tegen ons indient die betrekking heeft op de behandeling van een dossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM) en/of de Orde van Advocaten. Uw gegevens worden door deze instanties vertrouwelijk behandeld.
Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.
Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.
Wat zijn uw rechten?
U heeft de volgende rechten:
- Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
- Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
- Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
- In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
- Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.
Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.
Versie mei 2018